Agilidade fora do escritório: como tirar proveito das metodologias ágeis mesmo com o time em home office

Quando a pandemia do coronavírus fez com que a direção da Meu Acerto, starutp mineira de renegociação de dívidas, determinasse que todo mundo passaria a trabalhar de casa, o líder de squad de marketing Pedro Colen, de 29 anos, se viu perante um desafio. Seu time opera utilizando metodologias ágeis, como Scrum e Kanban, e com a mudança seria necessário adaptar uma série de rotinas. “Temos uma porção de rituais que fazíamos pessoalmente e, no começo, foi um pouco difícil todo mundo se acostumar com o ritmo e o formato que as coisas teriam virtualmente”, afirma.

Em pouco tempo, porém, as rotinas foram organizadas no novo padrão e o time logo começou a colher os benefícios da junção das metodologias ágeis com o trabalho remoto. “Uma vantagem que eu enxergo nessa combinação é o maior alinhamento e capacidade de correção de rota que os métodos ágeis proporcionam. Elementos como as rotinas e rituais, do Scrum, e a gestão visual, garantida pelo Kanban, ajudam muito a não perder o alinhamento, o que acontece muito facilmente quando as pessoas estão de casa”, diz Colen.

Apesar das vantagens percebidas, trazer os métodos ágeis para o dia a dia de um time quando o time não está por perto é uma missão com alguns desafios. Veja abaixo 4 dicas para implementar a agilidade mesmo com o time trabalhando em home office:

1. Entender as bases
   Para colher as vantagens das metodologias ágeis durante o isolamento é preciso garantir um bom entendimento dos princípios e lógicas por trás destes médotodos. “Entender os fundamentos, as diferenças entre as metodologias e como tirar o melhor delas é fundamental para conseguir implementar métodos ágeis com sucesso, principalmente quando o time não está dividindo o mesmo espaço físico”, diz Felipe Collins, professor líder de Inovação e Empreendedorismo da Exame Academy e responsável pela formação de milhares de profissionais em metodologias ágeis. 
2. Escolha as ferramentas certas
   Metodologias ágeis são um conjunto de técnicas e filosofias que garantem uma entrega mais eficiente de produtos e serviços com um uso otimizado de recursos. Para tirar o máximo de proveito dessas técnicas é preciso estudar quando cada uma é indicada, considerando aspectos como perfil das tarefas que devem ser realizadas, características do time e até a estrutura organizacional em que a equipe está inserida. “No meu time, operamos com uma mistura de Kanban e Scrum e ainda assim tivemos que fazer algumas adaptações para que essas técnicas se adequassem melhor à realidade de uma equipe de marketing”, exemplifica Colen. 
3. Foque na gestão à vista
   Uma das principais vantagens vistas por times que operam seguindo os princípios da agilidade é o quanto a informação flui de forma mais fácil entre o time. Quadros com o estágio atual de cada uma das tarefas (uma das bases do Kanban) ou a decisão de prioridades sempre muito alinhadas às metas (uma das características do Scrum) estão entre os elementos que garantem esta percepção. O desafio é que, com o time trabalhando de forma distribuída, não há como colocar post its na parede do escritório ou instalar telões que garantam a visualização em tempo real do avanço da meta. Para lidar com isso, o time deve buscar ferramentas virtuais (Monday, Trello e Pipefy são algumas das opções mais populares do mercado) e o gestor estimular uma cultura de incentivo à visualização constante dessas ferramentas. “Se não ficar todo mundo olhando para o Kanban ou para os dashboards, toda a vantagem do alinhamento perde muita força”, diz Colen. 
4. Mantenhas as rotinas – mas crie uma padronização
   Para times que nunca operaram de maneira ágil, pode parecer assustador a ideia de incluir algumas rotinas fixas no calendário. “Muita gente acha que é um estímulo à proliferação de reuniões, mas na verdade é justamente o contrário. Quando as rotinas e rituais são bem formatados, eles evitam que você tenha que marcar muitas outras conversas de alinhamento”, diz Collins. Entre as boas práticas para realizar um bom planejamento ou revisão de sprint (período de tempo em que as tarefas são divididas dentro do Scrum), por exemplo, está na criação de padrões a serem seguidos. “Quando as pessoas chegam sabendo qual será o formato e a pauta da reunião, o encontro tende a ser mais produtivo e todo mundo sente que está tendo o tempo melhor usado”, conclui o professor da Exame Academy.